Les états financiers périodiques "annexe 4" dans le programme  Horizon 2020

C’est quoi ?

Les états financiers périodiques sont des documents factuels établis par tous les bénéficiaires et parties tierces d’un projet européen.

Ces documents électroniques permettent de déclarer à la Commission européenne les coûts directs et indirects supportés par le projet.  

Quand doit-on les soumettre ?

Les états financiers sont produits selon les échéances prévues dans le contrat de subvention.

En règle générale, la période de reporting est de douze mois ou dix-huit mois.

Les états consolidés par le coordinateur doivent être produits dans les soixante jours, suivant la fin de la période.

Cela sous-entend un délai plus court pour les participants non coordinateurs d’un projet collaboratif.

Contenu et Format ?

Les états financiers sont entièrement dématérialisés, ils sont remplis directement sur le portail du participant et se composent de :

• annexe 4 "Financial Statement" : ce document récapitule par catégorie de budget, les dépenses constatées sur la période de reporting ;
• "explanation of use of ressources", qui donne un descriptif par type de dépense et par "Work package", notamment pour les dépenses de personnel.

Attention : dans les projets Horizon 2020, il ne sera plus possible de revenir sur une période antérieure.

L’analyse de ces documents peut générer des allers-retours entre le "Financial Officer", le coordinateur et le bénéficiaire.