Date d'impression : 04.12.20
Page: https://www.horizon2020.gouv.fr/cid151425/faq-covid-19-du-pcn-juridique-et-financier.html

FAQ Covid-19 du PCN Juridique et financier

FAQ- Questions et réponses© AMATHIEU-Fotolia.com

Le PCN juridique et financier met à disposition une FAQ avec les réponses aux questions relatives à l'impact du Covid-19 dans la mise en oeuvre des projets Horizon 2020, la première partie concerne les aspects propres à la France et la seconde reprend la FAQ de la CE traduite en français.

Actualité
27.04.2020

1/ FAQ Covid-2019 - Aspects propres à la France

IDQuestionRéponseRéf. FAQ-EU
FR-001 Je suis en situation de chômage partiel ou d'autorisation spéciale d’absence (ASA) validée par mon employeur. Puis-je déclarer des heures passées sur le projet ? Non.
Vous êtes réputés ne pas travailler. Vous ne pouvez donc pas déclarer d’heures travaillées sur le projet.
FR-002 Je suis en situation de chômage partiel ou d'autorisation spéciale d’absence (ASA) validée par mon employeur. Est-ce que mon temps productif sera diminué dans le calcul de mon taux horaire ? Nous sommes en attente d'une position de la Commission européenne sur ce point.
FR-003 En raison de l'épidémie de Covid-19, notre entreprise a été contraint de placer des personnels impliqués dans des actions [projets] H2020 en situation de chômage technique / partiel. Des coûts salariaux resteront à la charge de l'employeur. Sont-ils éligibles au titre d'H2020 considérant la situation actuelle ? Nous sommes en attente d'une position de la Commission européenne sur ce point.
FR-004 Est-il possible de solliciter des aménagements contractuels (négocier des clauses) lors de la préparation du contrat de subvention, afin de prendre en considération la situation épidémique et d'anticiper la reprise des activités, une fois la période de confinement terminée ? Le corps du contrat de subvention est normalement un contrat d'adhésion. Seules les annexes 1 et 2 sont adaptables et uniquement dans des termes non-substantiels. Cependant, la Commission européenne indique faire preuve de flexibilité compte tenu des circonstances aussi, contactez votre coordinateur et votre project officer.
FR-005 Selon la clause de "force majeure" (article 51 du H2020 MGA), nous avons compris que nous devions recenser les réunions ou événements qui ne peuvent avoir lieu et dont des frais ont déjà été engagés afin d'essayer de limiter les dommages financiers (tenter de demander le remboursement, assurances ...) et d'en informer très rapidement l'UE.
Sous quelle forme cette information auprès de l'UE doit elle être effectuée ? Est ce une communication globale auprès de l'UE qui dresse l'inventaire des contrats impactés ou est ce une communication contrat par contrat ?
Devons nous le faire par un courrier, et adressé à qui ou via le portail de l'UE ?
Dès lors que la réalisation de votre projet est affectée par rapport au plan de travail initial, tel que prévu dans l'annexe technique, il faut informer systématiquement le ou les project officer.s de vos différents projects, via le coordinateur si vous êtes partenaire. La gestion s’effectue donc au niveau de chaque projet, par mise en œuvre des clauses adéquates de la convention de subvention signée avec la Commission européenne, la force majeure s’appréciant en fonction des circonstances concrètes, au cas par cas.
Le project officer est le contact privilégié au sein de la Commission européenne pour le suivi de votre projet. Un simple courriel suffit. Vous avez aussi la possibilité d'utiliser la messagerie du portail du participant.

FR-006 Puis-je demander un déplafonnement du montant maximal de la subvention octroyé par l'UE ? Non.
Le montant maximal prévu à l’article 5.1 de votre contrat de subvention (grant agreement - GA) n’est pas modifiable. Cependant, il y a possibilité de remanier les budgets afin de couvrir les coûts supplémentaires engendrés.
FR-007 Nous rencontrons des difficultés à faire signer (valider) en interne nos feuilles de temps. Comment pouvons-nous faire pour que ces feuilles de temps
soient valables vis-à-vis de la CE ?
A défaut de processus de signature électronique conforme à la réglementation en vigueur, deux possibilités sont ouvertes (i) la validation par courrier électronique comprenant, en PJ, la copie PDF de la feuille de temps considérée, sera exceptionnellement acceptée ou (ii) faire valider les feuilles de temps comme usuellement à l'issue de la période de confinement (phase de reprise d'activité nominale).
FR-008 Nous ne pouvons pas déclarer nos heures passées sur le projet car n’avons plus accès locaux professionnels ni aux équipements nécessaires pour réaliser les tâches prévues (pas d’accès en laboratoire, etc.).
Que pouvons-nous faire ?
Dans la mesure du possible, déplacez les tâches nécessitant l’accès à des locaux professionnels ou déplacement chez vos partenaires à une période ultérieure, une fois que votre confinement aura pris fin.
A la place, réalisez les tâches prévues par ailleurs pouvant être effectuées en télétravail pendant la période de confinement. Les heures dédiées à la réalisation de ces tâches sont considérées comme éligibles.
Ces "échanges" de tâches par rapport à la planification initialement prévue dans votre descriptif de projet seront acceptés.
13118
FR-009 Nous sommes en retard dans la réalisation de certaines tâches et pour la soumission des livrables.
Que pouvons-nous faire ?
La CE a déclaré qu’elle fera preuve de flexibilité au cas par cas (projet par projet) eu égard à la remise de livrables, milestones et rapports dont l’exécution a été impactée par l’épidémie du Covid-19.
Pour la remise des rapports déclenchant les versements de solde intermédiaire ou final de la subvention, le coordinateur bénéficie d’une flexibilité quant au délai de remise.
Prévenez votre coordinateur afin qu’il contacte le Project officer.
13115
FR-010 Je ne suis pas en mesure de soumettre tous les éléments requis pour l’établissement de mon rapport intermédiaire ou final, lequel est donc incomplet ou imprécis.
Puis-je le soumettre en l'état ?
Vous devez soumettre comme prévu le rapport. Néanmoins, la CE a déclaré qu’elle serait flexible et accepterait une description moins détaillée de la partie scientifique du rapport. Les pièces manquantes pourront être présentées à l’issue de la période de rapport suivante.
Concernant le rapport final (càd visant à déclencher le versement du solde de la subvention), le versement du solde sera effectué même si les bénéficiaires ne parviennent pas à établir leur certificat des états financiers (CFS) avec leur rapport final. Dans ce cas (absence de CFS), le montant du solde final sera plafonné à 324 999€. La différence sera versée une fois le CFS soumis.
13116
FR-011 Consécutivement à l'épidémie de COVID-19, un partenaire souhaite sortir du projet. Comment pouvons-nous faire ? La sortie (résiliation) anticipée de l'accord de consortium et du contrat de subvention (article 50) par un bénéficiaire est possible.
Un avenant à chaque contrat est nécessaire, afin de déterminer la date effective de sortie et ses effets.
Prévenez votre coordinateur afin qu’il contacte le Project officer & entame les négociations nécessaires pour la conclusion des avenants.
FR-012 Afin de valoriser l’investissement des personnels mobilisés lors de l’épidémie de Coronavirus, les agents d'établissements publics de santé vont bénéficier d’une prime exceptionnelle selon les conditions d’octroi définies par le décret n° 2020-568 du 14 mai 2020.
Pourriez-vous me dire si cette prime peut être prise en compte dans le calcul du coût horaire ?
Du moment qu’une prime est versée à un agent indépendamment du fait de son implication dans un projet Horizon 2020 (la Commission voulant éviter tout effet d’aubaine), elle fait partie de la rémunération de base de l'agent et ainsi, elle est éligible dans le cadre du programme H2020 au titre des coûts de personnel.

[haut]

2/ FAQ Covid-2019 de la CE

Ces questions sont celles de la FAQ " COVID-19 outbreak" qui ont été traduites en français.

Réf. FAQ-EUQuestionRéponse
13119 Est-il possible de rapidement ré-orienter les travaux de projets Horizon 2020 en cours afin d'assister aux initiatives de lutte contre l'épidémie de Covid-19 ? Les avenants au contrat de subvention [grant agreement] ne doivent en principe pas modifier le projet en des termes modifiant la décision d'attribution de la subvention. En revanche, considérant la situation actuelle, si la réorientation de votre projet peut contribuer à enrayer l'épidémie de Covid-19, cela sera accordé (par avenant), sur demande des bénéficiaires, au cas par cas (projet par projet).
13118 Qu'arrive-t-il aux coûts couverts par une subvention H2020 lorsqu'il y a des difficultés à mettre en œuvre l'action [le projet] en raison de l'épidémie de Covid-19 ? Pour les actions H2020 dont MSCA, financées sur la base de remboursement des coûts réels :
Considérant la situation d'épidémie sans précédent, une flexibilité maximale sera donnée quant à l'exécution de l'action.
Lorsque possible, les bénéficiaires sont encouragés à télétravailler ou à user de toute forme de travail à distance. Les coûts en télétravail engagés en cours de période de confinement seront acceptés et considérés éligibles, même si le télétravail n'est pas une pratique usuelle du bénéficiaire.
Les bénéficiaires sont hautement encouragés à décaler / modifier leurs tâches dès que possible. Par exemple, les tâches nécessitant une présence physique sur site (e.g. expériences / travaux de laboratoire, etc.) peuvent être repoussés à une date postérieure à la fin de la période de confinement et les tâches pouvant être réalisées en télétravail ou équivalent, pourront être réalisées à la place (travaux bureautiques, rédactionnels, etc.). Les coûts liés à la réalisation de tâches ou travaux au titre de l'action [projet] resteront éligibles même si l'échange ou l'adaptation constituent des déviation par rapport au calendrier d'exécution initial prévu en Annexe 1 [du grant agreement, i.e. le descriptif de l'action].
Possibilité additionnelle pour les H2020 MSCA :
- Il est rappelé aux bénéficiaires que les périodes durant lesquelles un chercheur a été absent au moins 30 jours consécutifs (hors cas de congés annuels) peuvent être chargées au titre de l'action et que les coûts afférents demeurent éligibles.
- En outre, le budget est flexible quant à l'utilisation des montant reçus. Les coûts unitaires des activités de recherche, de formation et de réseautage doivent d'abord être utilisés pour ces activités telles que décrites en Annexe 1. Néanmoins, les bénéficiaires peuvent allouer une partie de ces montants afin de maintenir le salaire des chercheurs qui ne peuvent travailler sur leur action [projet] en raison de l'épidémie de Covid-19.
- Les bénéficiaires ont la même flexibilité sur la manière de dépenser les coûts unitaires institutionnels ("institutional cost") afin d'effectuer leur recherche. La seule condition est que les coûts de recherche, de formation et de réseautage doivent être dépensés dans le cadre de la mise en oeuvre du projet, comme planifié dans l'annexe 1 de la convention de subvention [grant agreement].
Possibilité additionnelle pour les actions H2020 ERC :
Les activités en télétravail son particulièrement recommandées pour les Principal Investigators (PI) actuellement bloqués hors UE et hors pays associé à H2020. Dans ce cas, des arrangements spécifiques doivent être anticipatés et adoptés afin d'assurer la supervision du travail de l'équipe, et l'ERCEA doit en être notifiée.
Le temps passé en télétravail par ces PIs pendant la période au cours de laquelle ils sont retenus hors UE ou pays associé peut être comptabilisé comme du temps passé sur l'action ERC [projet] au sein de l'UE ou d'un pays associé dans le cadre de l'obligation d'investissement en temps du PI concerné. L'enregistrement des temps ainsi passés par les PIs doivent être conservés et ce, même si aucun coût de personnel le concernant n'est chargé au titre de l'action [du projet].
13117 Est-il possible de prolonger la durée d'un projet H2020 en raison de l'épidémie de Covid-19 ? Oui, les bénéficiaires peuvent solliciter un avenant au contrat de subvention [grant agreement] afin d'obtenir une extension d'au plus 6 mois de la durée initiale de leur projet sur motif de l'épidémie de Covid-19. Une telle demande d'avenant sera gérée de façon favorable et rapidement. Toute demande d'avenant de prolongation de plus de 6 mois sera uniquement octroyée au cas par cas par l'organisme de financement. En revanche, le montant maximal de la subvention indiqué à l'Article 5 du contrat de subvention [grant agreement] ne peut pas être augmenté.
Clarifications additionnelles concernant les projets MSCA :
MSCA ITN, RISE & COFUND : considérant qu'au titre d'une telle action, la durée de l'extension de l'action dépendra principalement de la durée de l'épidémie de COVID-19, les avenants pour prolonger la durée des projets devront être demandés comme suit:
- Pour les projets avec un date de fin dans les trois prochains mois, ce type d'avenant doit-être lancé dès que possible.
- Pour les projets avec un date de fin à l'issue des trois prochains mois, une fois que les bénéficiaires seront capables d'évaluer l'impact sur le projet lié aux mesures de confinement.
MSCA IF: pour ce type d'actions, la durée du projet est directement liée au contrat de travail du chercheur considéré et du nombre de personnes-mois impliqué (approche en coût unitaire). Aussi, toute extension de la durée de l'action (sans suspension ni modification des embauches à temps partiel) devrait normalement nécessiter une augmentation du nombre de personnes-mois et, consécutivement, des coûts unitaires afférents. Considérant que le montant maximum de la subvention ne peut pas augmenter, les demandes d'extension de durée pour les projets MSCA-IF ne pourront être acceptés
13072 Contrat d'expert dans le contexte de l'épidémie de COVID-19  – Les évaluations & les revues de projet (monitoring reviews) sont-elles maintenues ? Evaluation de propositions de projets déposées en réponse à un appel à propositions (AAP) H2020 :
En raison de l'épidémie de COVID-19 et jusqu'à nouvel ordre, toutes les évaluations se déroulent à distance, par audio- ou web-conférence. Tous les experts sous contrat recevront les instructions à cet effet de la part du coordinateur de l'AAP ou des services concernés de l'Union européenne (UE). Aucun avenant à leur contrat [avec l'UE] n'est nécessaire.
Dépenses - conditions de remboursement des experts ayant déjà acheté des billets de transport :
Les dispositions relatives à la force majeure s'appliquent (article 20 [de leur contrat]), Les experts seront remboursés des montants de frais de voyage et d'hébergement non modifiables et non-remboursables auprès du prestataire / vendeur, qu'ils soient ou non en mesure de participer à distance aux évaluations.
Les coûts réels d'hébergement (hôtel) seront remboursés jusqu'au plafond convenu. Les coûts d'assurance voyage, lorsqu'achetés spécifiquement pour le voyage considéré, seront aussi remboursés. Si les montants de frais de voyage non-remboursables auprès du prestataire/vendeur sont pris en charge par l'assurance voyage, ils ne seront pas remboursés par l'UE.
Les experts ayant réservé des billets ou chambres d'hôtel à des conditions non remboursables ne doivent pas annuler leurs réservations avant la veille de la date prévue de voyage ou de la nuitée considérée et doivent vérifier auprès du service de l'UE avec lequel ils ont contracté (REA.C4 for H2020) avant de les annuler.
Frais :
Les experts qui participent à distance se verront verser des frais professionnels dans les mêmes conditions que s'ils avaient participé à la réunion physique, comme spécifié à l'article 4 [de leur contrat].
Revues de suivi (monitoring reviews) :
En raison de l'épidémie de COVID-19 et conformément à la politique de la Commission, ces réunions seront retardées ou réalisées par visio ou web-conférence.
Un avenant au contrat [des experts concernés] sera alors émis prévoyant une nouvelle date et un nouveau lieu. Vous serez contacté par le project officer en charge de la revue ou par le service de l'UE ayant émis le contrat.
Dépenses
Les procédures et règles usuelles en matière de remboursement des frais des experts s'appliquent également dans ce cas.
12945 La clause relative à la “force majeure” figurant au contrat de subvention [grant agreement] H2020 peut-elle être invoquée en lien avec l'épidémie de COVID-19 ? L'article 51 du contrat de subvention [grant agreement] prévoit les conditions dans lesquelles la clause de force majeure peut être actionnée. La force majeure y est définie comme la survenance d'un événement extraordinaire et imprévisible ou d'une situation hors du contrôle des bénéficiaires et qui empêche ces derniers de remplir leurs obligations au titre du contrat de subvention [de l'action / projet].
Lorsque placés dans une telle situation, les bénéficiaires doivent immédiatement en informer la/l' Commission/Agency/organisme de financement, le/laquel/le examinera au cas-par-cas la possibilité d'appliquer les règles relatives à la force majeure. En outre, les bénéficiaires doivent immédiatement prendre les mesures nécessaires afin de limiter les dommages consécutifs à la survenance d'un tel événement de force majeure (e.g. annuler les billets de transport, solliciter le remboursement par l'assurance annulation le cas échéant, etc.).
Les coûts afférents seront éligibles, s'ils remplissent les conditions générales d'éligibilité prévues à l' Article 6 du contrat de subvention [grant agreement], au même titre que tout autre coût engagé au titre de l'action [le projet]. Par exemple, si une réunion ou un événement n'a pas pu avoir lieu en raison de la survenance de l'événement de force majeure, les frais de transport et d'hébergement pourront être couverts par la subvention H2020 s'ils remplissent les conditions d'élégibilité et ce, même si le bénéficiaire n'a pas voyagé ni pris part à la réunion ou à l'événement. Si la survenance de l'événement constitutif d'une force majeure engendre des coûts additionnels, ceux-ci pourront être éligibiles s'ils sont nécessaires à la mise en oeuvre de l'action [du projet] (e.g. une conférence annulée est réorganisée ultérieurement). En revanche, le montant maximal de la subvention octroyée ne peut pas être augmenté.
13116 Considérant l'épidémie de Covid-19, que se passe-t-il si les bénéficiaires d'une subvention au titre d'H2020 ne sont pas en mesure de soumettre tout les éléments ou des éléments complétés à rapporter afin de déclencher le versement d'un solde intermédiaire ou final de ladite subvention ? Pour l'obtention du versement d'un solde intermédiaire :
Considérant l'épidémie de Covid 19, flexibilité est donnée quant à la complétude des rapports intermédiaires. Les bénéficiaires doivent remettre les rapports scientifiques comme financiers. Néanmoins, considérant la situation actuelle (épidémie de Covid-19), ils sont autorisés à remettre un rapport scientifique incluant une partie narrative plus courte, e.g. focalisée uniquement sur les explications clefs quant aux travaux réalisés (e.g. réalisations clefs, explications sur les difficultés rencontrées dans la réalisations des tâches en raison de la situation etc.). Les documents manquants pourront être remis lors de la prochaine période de rapport.
Pour l'obtention du versement du solde final :
Considérant l'épidémie de Covid 19, les organismes de financement effectueront le versement du solde final même si les bénéficiaires ne sont pas en mesure de soumettre leur certificat d'états financiers [Certificate on Financial Statements (CFS)] à l'occasion de la remise de leur rapport final (cf. Article 20.4 du contrat de subvention [grant agreement]). En revanche, le montant de la somme versée aux bénéficiaires qui n'auront pas remis leur CFS sera plafonné au seuil de déclenchement de l'obligation de fournir un CFS, soit 324.999€. Ils recevront l'éventuel complément après avoir remis leur CFS, à établir pour le montant dudit complément.
Si un rapport final n'est complet pour d'autres raisons (e.g. parce que certaines tâches n'ont pas été totalement réalisées), les coordonnateurs peuvent solliciter un avenant au contrat de subvention afin de prolonger la durée de l'action [du projet] et ce, jusqu'à 6 mois maximum, afin de leur permettre de compléter la réalisation de ces tâches (cf. FAQ13117 relative à la durée du projet). Dans ce dernier cas, les bénéficiaires soumettront leur CFS avec leur rapport final à une date ultérieure.
13115 Considérant l'épidémie de Covid-19, comment les organismes d'octroi de subventions au titre d'H2020 gèreront-ils les possibles retards de soumission des livrables et rapports ? Considérant l'épidémie de Covid-19, une entière flexibilité sera donnée quant aux dates limites prévues aux fins de remise de livrables, milestones et rapports dont la production a été impactée par des mesures de confinement.
En particulier, concernant les rapports dus afin d'obtenir le versement d'un solde (intermédiaire ou final), le coordonnateur pourra remettre le rapport à la date prévue par le contrat de subvention [grant agreement], mais une flexibilité sera octroyée concernant la période de 60 jours prévue pour la soumission du rapport (cf. la FAQ13116 relative aux versements des soldes intermidiaires ou final et la FAQ13117 relative à la possibilité d'étendre la durée de l'action [du projet]). En revanche, tout rapport lié à un versement de solde intermédiaire ou final de subvention remis en retard reportera d'autant la date de versement du solde considéré.
13114 Considérant l'épidémie de Covid-19, est-il possible de reporter la date de début d'une action [d'un projet] subventionnée au titre d'H2020 ? Le report de la date de début d'une action [d'un projet] est possible pour les contrats de subvention [grant agreement] en phase de préparation (non-encore signé) &, par avenant pour les contrats de subvention déjà signés et prévoyant une date de début d'action [de projet] dans le futur (aucun travaux ni tâche n'a commencé). Une date de début repoussée reportera d'autant le versement du pré-financement.
S'il n'est pas possible de réaliser aucun travaux ni tâche au titre de l'action [du projet], les bénéficiaires peuvent également solliciter la suspension de l'action (cf. Article 49(1) du contrat de subvention [grant agreement]). En revanche, les coûts engagés lors de la période de suspension ne seront pas éligibles.
12944 Est-ce que les dates de clôture des AAP H2020 seront repoussées en raison de l'épidémie de Covid-19 ? La récente augmentation des restrictions liées à l'épidémie de COVID-19 peut obhérer la capacité des candidats à préparer et finaliser une proposition de projet de qualité. Aussi, pour les AAP H2020 dont la date de clôture est prévue antérieurement au 15 avril, les dates de clôture seront repoussées. Les nouvelles dates de clôture des AAP et thématiques concernées seront publiées sur les pages dédiées auxdits AAP ou thématiques sur le "Funding and Tenders Portal" de l'UE.
Concernant l'AAP IMI2-2020-21-01, la date de clôture n'est pas modifiée. La date de clôture pour la part EIC Accelerator de l'AAP EIC-SMEInst-2018-2020 est repoussée de 48 heures, soit au vendredi 20 mars 2020 at 17:00 (CET).
Dans tous les cas, les candidats potentiels sont invités à se préparer de façon circonstanciée, notamment en établissant des voies de communication efficaces afin de travailler à distance et en anticipant les possibles restrictions supplémentaires auxquelles ils pourraient devoir faire face dans les semaines qui suivent.
13241 Considérant l'épidémie de COVID-19, comment l'ERCEA compte-t-elle gérer les retards d'exécution des projets, y compris au regard de l'impossibilité pour les Principle Investigator (PI) de remplir leur obligation d'investissement en temps au titre d'une action H2020-ERC ? De même que pour les actions H2020, considérant l'épidémie de COVID-19, une flexibilité maximale sera donnée quant aux dates prévisionnelles de remise de livrables, milestones, rapport scientifique et financiers ainsi qu'à l'égard de l'exécution de l'action dont la performance serait impactée par des mesures de confinement (cf. FAQs relative aux retards de remise des rapports ou livrables, aux versements de soldes intermédiaire ou final, sur la on réorientation de l'action).
concernant l'obligation d'investissement en temps des PIs, la règles habituelle s'applique. Nous rappelons aux bénéficiaires que cette obligation doit être remplie pendant la durée totale de l'action (et non par an ou par période de réporting). Aussi, si en raison de l'épidémie de COVID-19, le PI ne peut pas remplir cette obligation au itre du projet au cours d'une période de reporting, il ou elle peut compenser ce manquemant à l'occasion d'une prochaine période de reporting, une fois les mesures de confinement levées, et avant la fin de l'action. Si besoin, les bénéficiaires peuvent suspendre l'action durant la période au cours de laquelle aucun travaux ne peut être mené (conformément à l'Article 49 du contrat de subvention [grant agreement]). De plus, si le PI ne peut pas exécuter son obligation d'investissement en temps pour toute l'action, le bénéficiaire peut demander une extension pertinente de la durée de l'action, laquelle sera traitée rapidement et favorablement (cf. la FAQ relavite à l'extension de la durée de l'action). Cette extension ne sera pas prise en compte de la même façon qu'une autre éventuelle extension au titre d'H2020 et des subventions ERC grants, laquelle suivrant les règles et procédures habituelles.
13240 Quid des contrats de subvention H2020 comprenant la passation de marchés publics et rencontrant des difficultés dans l'exécution desdits marchés publics en raison de l'épidémie de COVID-19 ? Concernant les actions incluant la passation d'un marché public (notamment par l'exécution de tâches par des sous-contractants en application de l'article 13 du contrat de subvention [grant agreement] ou l'achat de biens, travaux et services conformément à l'article 10 du contrat de subvention [grant agreement]), par exemple PCP/PPI (Pre-Commercial Procurement (PCP) / Public Procurement of Innovation Solutions) ou actions incluant une procédure de PCP/PPI, une extension du marché concerné et en cours peut se révéler nécessaire en raison de la situation liée à l'épidémie de COVID-19 (expl. achats dans le secteur de la santé, secteur où les hôpitaux sont actuellement focalisés sur la lutte contre le COVID-19 ou parce que, dans certains pays, les marchés publics non-liés à la lutte contre le COVID-19 sont suspendus). Modifications de marchés publics doivent être gérés conformément au régime juridique applicable relatif à la commande publique, afin d'assurer le respect des principes de transparence et d'égalité de traitement.
L'extension de marchés publics en cours d'exécution peut doivoir nécessiter l'extension du contrat de subvention [grant agreement] (cf. la FAQ relative à la “possibilité d'étendre la durée de l'action [du projet]”).
En cas d'impossibilité d'exécuter une quelconque tâche ou travaux au titre de l'action, les bénéficiaires peuvent également solliciter la suspension de l'exécution de l'action (Article 49(1) du contrat de subvention [grant agreement]). Dans ce dernier cas, les coûts éventuellement supportés pendant la période de suspension sont inéligibles.
13239 Quelle documentation peut être conservée à l'appui des actions H2020 afin de démontrer l'impact de la ‘force majeure’ ou les retards de soumission de livrables, rapports ou  d'exécution de l'action consécutif.s. à l'épidémie de COVID-19 ? Les bénéficiaires doivent conserver les éléments de preuve pertinents et suffisant afin de soutenir et de démontrer l'éligibilité de tous les coûts déclarés, la bonne exécution de l'action & l'adéquation avec les autres obligations au titre du contrat de subvention [grant agreement] conformément à l'Article 18 dudit contrat. Considérant les circonstances exceptionnelles liées à l'épidémie de COVID-19, les bénéficiaires peuvent avoir à dériver de leurs pratiques usuelles à matière de conservation de tels documents ou éléments de preuve.
Exemples:
En cas d'événement constitutif d'une force majeure (cf. la FAQ relative à la Force majeure), les bénéficiaires doivent conserver tous les documents à même de prouver l'éligibilité de coûts encourrus (comme pour tout autre coût encourru au titre de l'action) ainsi que tous documents démontrant qu'ils ont adopté les mesures nécessaires afin de limiter les impacts et/ou dommages liés audit événement constitutif d'une force majeure. Ainsi, par exemple, les courriels sollicitant l'annulation ou la modification de billets de transport, le remboursement de frais afférents à de telles annulations ou modifications en application de dispositions d'une police d'assurance "annulation de voyage" (ou équivalent) lorsqu'applicables, etc.
Concernant les coûts de personnel, en cas de difficultés à obtenir le contre-seing des feuilles de temps mensuelles par le supérieur hiérarchique ou superviseur compétent, en raison de l'épidémie de Covid-19, une version électronique de ladite feuille de temps (copie PDF ou photo) peut être envoyée par courriel audit supérieur ou superviseur aux fins de son approbation par ce dernier par RSVP (cf. la FAQ relative aux feuilles de temps). Dans ce cas, les bénéficiaires doivent conserver les originaux desdites feuilles de temps dûment signées par le personnel concerné, accompagné du courriel d'approbation / validation par le supérieur ou superviseur compétent.
Concernant l'éxécution de l'action, les bénéficiaires doivent conserver tous les documents nécessaires afin de supporter les explicitations indiquées dans leur rapport scientifique, tels que les échanges électroniques lors des périodes de télétravail ou autres documents sur support papier ou numérique employés en lieu et place des cahiers de laboratoire normalement usités par le bénéficiaire considéré, etc.
13238 Sera-t-il fait preuve de flexibilité à l'égard de bénéficiaires d'une subvention H2020 au titre d'action "lump sum pilot" dans l'éventualité où les work packages ne pourraient pas être complétés à l'issue de la période de reporting et ce, consécutivement à l'épidémie de COVID-19 ? Considérant les dispositions applicables du modèle de contrat de subvention [model grant agreement] relatif aux actions H2020 "Lump sum Pilot", uniquement les work packages intégralement terminés peuvent être déclarés par les bénéficiaires à l'occasion des rapports périodiques. Un work package incomplet peut seulement être déclarés lors de la dernière période de reporting et déclenchera un versement partielle du solde afférent de subvention forfaitaire.
Aussi, les bénéficiaires sont incités à dès que possible solliciter un avenant [amendment] afin de réajuster les calendrier des périodes de reporting et/ou d'étendre la durée de leur action [projet].
Dans le cas où les bénéficiaires souhaiteraient, en raison de l'épidémie de Covid-19, modifier l'organisation de tâches ou travaux afférents à des work packages non-encore déclarés comme complets, ils peuvent solliciter un transfert de cette part de travaux ou tâches ainsi que de la part de subvention forfaitaire afférente (cf. Article 4 du contrat de subvention spécifique aux actions financées par subvention forfaitaire [lump sum grant agreement]), également par voie d'avenant [amendment], soit:
au sein du même work package (càd. augmenter la part d'un bénéficiaire & diminuer celle d'un autre) ou,
entre work packages (càs augmenter la part allouée à un work package & réduire celle allouée à un autre).
Considérant les circonstances exceptionnelles, la Commission assurera un traitement le plus favorable & rapide possible à de telles demandes d'avenant.
13237 Comment les bénéficiaires peuvent-ils démontrer les heures travaillées sur une action H2020 si les personnels affectés sur ladite action ne peuvent pas signer leur feuilles de temps ni/ou les faire contresigner, en raison de l'épidémie de COVID-19 ? Conformément à l'Article 18 de la convention de subvention [grant agreement], pour la justification des coûts de personnel, les bénéficiaires doivent conserver un enregistrement des temps pour les heures déclarées (ou signer une déclaration de travail exclusive pour l'action). L'enregistrement des temps doit être effectué par écrit et approuvé par les personnes travaillant sur l'action et leurs supérieurs ou superviseurs, au moins mensuellement. Si, en raison de mesures de confinement, les bénéficiaires rencontrent des difficultés aux fins d'obtenir mensuellement la signature de leurs feuilles de temps ou, si la signature électronique n'est pas possible, la Commission acceptera une des options suivantes :
(i) signature des feuilles de temps repoussée après la levée des mesures de confinement, ou
(ii) la version numérique de la feuille de temps (copie PDF ou photo) peut être envoyée par courriel au supérieur ou superviseur concerné, qui l'approuve par RSVP. Les bénéficiaires doivent conserver les feuilles de temps originales dûment signée par le personnel concerné auxquelles seront jointes les courriels de leur validation.
13236 Dans les actions H2020, qu'advient-il des coûts d'équipements achetés exclusivement pour l'exécution de l'action [du projet] dont l'utilisation n'est plus possible en raison de l'épidémie de COVID-19 et des mesures de confinement associées ? Pour les équipements achetés exclusivement pour l'exécution de l'action, les bénéficiaires sont autorisés à déclarer l'intégralité des coûts relatif à leur dépréciation et ce, même si ledit équipement n'est actuellement pas utilisé par les chercheurs en raison de l'épidémie de COVID-19.
Les coûts des nouveaux équipements qui n"étaient pas opérationnels avant la mise en oeuvre des mesures de confinement liées aux Covid-19 peuvent être imputés sur le projet uniquement à partir du jour où débute son amortissement. Seuls les coûts d'amortissement pour les équipements enregistrés dans les comptes du bénéficiaires pourront être facturés sur le projet.
13235 Dans les actions H2020, en raison de l'épidémie de COVID-19, sera-t-il fait preuve de flexibilité quant aux pratiques usuelles des bénéficiaires relatives aux coûts de voyage. Les coûts afférents aux voyages seront éligibles s'ils remplissent les conditions générales d'éligibilité prévues à l'article 6 du contrat de subvention [Grant Agreement] (càd. notamment s'ils sont nécessaires pour la bonne exécution de l'action). Néanmoins, considérant la situation de pandémie sans précédent, une flexibilité maximale sera observée concernant les pratiques usuelles des bénéficiaires relativement aux coûts afférents aux voyages.
Les coûts afférents aux voyages seront acceptés même si le bénéficiaire concerné doit dériver de ses pratiques usuelles en la matière afin de pallier à des situations individuelles exceptionnelles. Par exemple, si en raison de l'épidémie de COVID-19, un bénéficiaire doit déroger à ses règles d'achat habituelles, afin de réserver immédiatement un voyage de retour pour ses personnels travaillant à l'étranger au titre de l'action.
13247 Si un chercheur MSCA dans le cadre d'une action [individuelle] Global Fellowships décide de retourner en Europe pendant l'épidémie, que se passera-t-il avec le projet ? Si le télétravail est autorisé, le chercheur MSCA peut-il télétravailler dans un pays tiers ou en Europe ? En raison des circonstances exceptionnelles actuelles, les chercheurs peuvent poursuivre leurs travaux de recherche notamment par le biais du télétravail depuis un pays tiers ou d'Europe, selon leur choix personnel.
La flexibilité de 3 mois pour une action GF peut exceptionnellement être appliquée pour permettre de passer du temps au sein de l'institution bénéficiaire non seulement avant la phase de départ mais aussi tout au long de l'action. Plus précisément, les chercheurs expérimentés seraient autorisés à passer au maximum 3 mois au sein du bénéficiaire situé dans un EM/EA (ou une entité ayant un capital ou un lien juridique et/ou une organisation partenaire) pendant sa phase sortante.
13246 L'une des exigences des projets MSCA est la "règle de mobilité" (voir la partie 3 du programme de travail Horizon 2020 2018-2020). Que se passe-t-il si la règle de mobilité ne peut plus être respectée en raison des restrictions de voyage liées au COVID-19 ? MSCA ITN, COFUND : dans le cadre de ses efforts pour soutenir les bénéficiaires des MSCA et les chercheurs dans ces situations de cas de force majeure, la REA envisagera d'adopter une approche flexible dès lors que cela sera possible, sur la base d'une analyse au cas par cas.
13245 Le bénéficiaire MSCA peut-il payer moins le chercheur MSCA pendant la période du COVID-19, par exemple en ne versant pas l'allocation de mobilité au chercheur qui ne peut pas voyager ? Le bénéficiaire doit verser aux chercheurs recrutés au moins les allocations applicables telles qu'elles figurent à l'annexe 2 [du Grant Agreement]. Pour les MSCA ITN et IF, cela signifie que l'allocation de subsistance mensuelle, l'allocation de mobilité et l'allocation familiale (le cas échéant) doivent être payées au chercheur même si le travail ne se déroule pas comme prévu.
13244 Qu'advient-il des coûts de personnels des chercheurs dans les actions MSCA H2020 lorsqu'il y a des difficultés dans la mise en œuvre de l'action MSCA en raison de la situation liée au COVID-19 ? MSCA ITN, IF, COFUND : une flexibilité maximale est donnée aux bénéficiaires des MSCA et aux chercheurs sur cet aspect, par exemple en autorisant le télétravail, le travail en dehors des locaux de leur institution d'accueil, etc. Pendant cette période, les allocations dues aux chercheurs doivent leur être intégralement versées, même dans les cas où les travaux de recherche ne se poursuivent pas comme prévu.
MSCA RISE : Le personnel en mobilité dans le cadre d'une action RISE peut télétravailler lorsqu'il se trouve déjà dans le pays de l'organisme d'accueil et qu'il ne peut pas accéder à ses locaux. Le télétravail à partir du pays de l'organisation d'envoi (c'est-à-dire pas de mobilité) n'est pas autorisé. La durée du détachement peut être prolongée, même au-delà de 12 mois, si le membre du personnel concerné est empêché de retourner dans le pays de l'organisation d'envoi.
Les détachements interrompus avant la fin de la durée minimale d'un mois en raison de la situation du COVID-19 peuvent être éligibles comme mois complet, si le télétravail ou travail a distance a été mis en place, et à condition que le bénéficiaire ait versé au personnel détaché l'allocation de mobilité (catégorie A). Les coûts encourus pour les détachements non mis en œuvre en raison de la situation du COVID-19 (par exemple, les frais de voyage et de logement), peuvent être éligibles dans les conditions énoncées à l'article 51 de la subvention H2020 MSCA (voir également la FAQ sur la force majeure).   
13243 La Commission / l'agence [REA] fera-t-elle preuve de souplesse si les bénéficiaires doivent modifier les conditions de recrutement et de travail des chercheurs en raison de l'épidémie de COVID-19 (par exemple, suspendre le contrat du chercheur MSCA ou prévoir des modalités de travail à temps partiel) ? MSCA ITN, IF, COFUND : Les obligations énoncées à l'article 32 pour les actions MSCA ITN et IF et à l'article 15 pour les MSCA COFUND de la convention de subvention MSCA H2020 continueront de s'appliquer afin de garantir les meilleures conditions de travail possibles aux chercheurs. Les chercheurs sont vivement encouragés à continuer à travailler sur leurs tâches chaque fois que cela est possible en recourant au télétravail (ou à une autre forme appropriée de travail à distance), afin de ne pas interrompre leurs activités de formation à la recherche. Les bénéficiaires continueront à rémunérer les chercheurs pendant leur travail à distance (voir FAQ sur les coûts éligibles).
Toutefois, si les bénéficiaires doivent suspendre le contrat du chercheur ou le modifier pour permettre le travail à temps partiel, cela peut être accepté par la Commission/l'Agence dans les conditions cumulatives suivantes :
- le chercheur a explicitement donné son accord à la suspension du contrat ou à la mise en place du travail à temps partiel ;
- le chercheur a explicitement accepté toute suspension/réduction temporaire du salaire qui en résulterait ; le bénéficiaire peut néanmoins envisager d'utiliser une partie non dépensée des coûts institutionnels (coûts de recherche, de formation et de mise en réseau (pour les MSCA ITN et IF uniquement) et/ou de gestion (pour le COFUND) ainsi que les coûts indirects) afin de soutenir financièrement le chercheur pendant la période de suspension (conformément à l'article 4, paragraphe 2, de la convention de subvention MSCA H2020). Les bénéficiaires  peuvent également couvrir ces dépenses par des ressources nationales ou propres spécifiques.
- le contrat du chercheur est prolongé en conséquence pour lui permettre de finaliser son travail.

MSCA RISE : les personnels RISE ont droit uniquement à une allocation complémentaire (pour les frais de voyage, de logement et de séjour liés au détachement) et uniquement pendant le détachement. Une suspension de la mise en œuvre de l'action peut être possible à condition qu'il n'y ait pas de détachement en cours. Les coordinateurs sont donc tenus de faire preuve d'une prudence accrue lorsqu'ils demandent une suspension de la mise en œuvre de l'action, dans le cas où la durée d'un détachement doit être prolongée en raison du confinement. Le travail à temps partiel n'est pas autorisé pour les personnels RISE.
13242 Comment la Commission / l'agence exécutive pour la recherche (REA) va-t-elle gérer les retards dans la mise en œuvre des projets MSCA liés à l'épidémie de COVID-19 ? Comme pour les projets H2020 de manière générale, compte tenu de la situation liée au COVID-19, les projets MSCA H2020, dont les performances ont été affectées par les mesures de confinement, bénéficieront d'une souplesse maximale en ce qui concerne les dates d'échéance prévues pour les produits livrables, les rapports d'étapes, les rapports ainsi que la mise en œuvre de l'action (voir les Q/R sur les retards dans la présentation des rapports (13116) ou des livrables (13115), sur la réorientation de l'action (13119)).
13431 Considérant la crise liée à la COVID-19, comment les bénéficiaires peuvent gérer les retards potentiels dans finalisation des tâches du projets lors de la dernière période de rapport, de sorte que le consortium soit en mesure de soumettre le rapport final et d'être payé ? Certains partenaires pourraient avoir besoin de davantage de temps pour terminer le travail et pour préparer le rapport final. Dans cette situation, deux cas doivent-être considérés :
- Si le versement précédent n'a PAS atteint les 90% du montant de la subvention, le coordinateur peut lancer une demande d'avenant afin d'ajuster le calendrier de remise des rapports, par introduction d'une période intermédiaire supplémentaire pour permettre au consortium de recevoir jusqu'à 90% du montant de la subvention. Cette demande d'ajustement devra être combinée avec une demande d'extension de la durée du contrat (voir la question à propos de l'extension de durée des projets n°13117) pour ménager au consortium suffisamment de temps afin de finaliser les tâches du projet et de déclarer tous les coûts correspondants dans leur rapport final.
- Si les versements ont déjà atteints les 90% du montant de la subvention, il ne sera pas possible de payer les 10% retenus (voir l'article 21.3.2 du MGA H2020), par conséquent la demande d'avenant sera uniquement pour étendre la durée de l'action [du projet] (voir la question sur l'extension de la durée des projets).
13430 Pour les contrats en coûts réels, l'Union européenne va-t-elle contribuer aux salaires des chercheurs travaillant dans un projet Horizon 2020 pour le temps durant lequel ils n'ont pas pu travailler en raison des mesures de confinement adoptées pour lutter contre l'épidémie de Covid-19 ? Les subventions Horizon 2020 peuvent seulement assurer un financement pour les heures effectivement travaillées sur le projet [l'action], soit dans les locaux du partenaire, soit en télétravail.
Cependant, si l'employé ne peut pas télétravailler durant la période du confinement obligatoire imposée par les autorités nationales ou régionales, cette période sera qualifiée comme une absence exceptionnelle.
- Les bénéficiaires mettant en oeuvre l'option 2 - les heures productives annuelles individuelles - pour calculer les taux horaires sont autorisés à retirer de leur calcul des heures productives annuelles toutes les absences de l'employé, y compris les heures non travaillées durant la période de confinement. Par conséquent, le nombre d'heures productives annuelles de la personne diminuerait cette année et le taux horaire chargé par les participants au projet Horizon 2020 augmenterait.
Ainsi, la subvention H2020 pourra contribuer au temps non travaillé lors du confinement en fonction du temps travaillé par l'employé dans le projet H2020.
Ainsi, la subvention H2020 pourra couvrir les coûts liés au temps non travaillé lors du confinement en fonction du temps travaillé par l'employé dans le projet H2020.
14234 Est-ce que les coûts supplémentaires pour la réalisation d'une action [projet] 2020 consécutifs à l'épidémie de COVID-19 sont éligibles au financement ? Les mesures de sécurité et de prévention mises en place pour limiter la propagation de la COVID-19 peuvent entraîner des coûts supplémentaires ; comme cela peut-être le cas des achats de gants, masques, gels hydroalcooliques ou de tests de diagnostic (e.g. PCR).

En général, les [projets] Horizon 2020 en coûts réels contribuent à ces coûts, comme à n'importe quel autre coût qui ne sont pas spécifiques à la réalisation de l'action, par le biais du taux forfaitaire des coûts indirects [25%]. Cependant, si la pratique comptable habituelle du bénéficiaire est de traiter ce type de coût comme un coût direct et ainsi que le bénéficiaire mesure sa consommation pour chaque projet/activité individuellement, il en serait de même pour les actions H2020.

Le fait que le coût soit encouru en lien avec un chercheur travaillant dans une action [projet] H2020 n'est pas, tout seul, suffisant pour le considérer comme un coût direct de l'action. Par exemple, le coût d'un test PCR COVID-19 effectué sur un chercheur travaillant exclusivement dans [un projet] H2020 peut uniquement être déclaré comme un coût direct si:
- le test est obligatoire ou fait partie d'une campagne de test couvrant également les chercheurs dans des projets non européens; et
- son coût est enregistré comme un coût direct conformément aux pratiques comptables habituelles du bénéficiaires.

Le même fait s'applique aux coûts supplémentaires liés aux voyages ayant lieu pour le projet. Par exemple, si un chercheur est obligé de faire un test PCR sur le retour, ce test peut être payé sur l'action H2020 seulement si cela est la pratique habituelle du bénéficiaire de payer pour ce test et de le considérer comme un coût direct du projet pour lequel le voyage a été entrepris.

La déclaration en tant que coûts directs des dépenses exceptionnelles pour lesquelles le bénéficiaire n'a pas de politique de voyage ou comptable habituelle doit être discutée au cas par cas avec le project officer de l'UE en charge de la convention de subvention [ou grant].
Cela peut être le cas, par exemple, si le chercheur ne peut pas revenir d'un voyage lié à un projet à cause d'une quarantaine imposée et imprévue. Bien que le temps supplémentaire passé à l'étranger ne puisse pas être déclaré sur le projet H2020 (à moins que la personne ne télétravaille durant cette période) les dépenses supplémentaires de séjour peuvent être éligibles en fonction du cas spécifique.

[haut]