Date d'impression : 25.05.17
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Enregistrer son temps

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Le bénéficiaire d'une action d'Horizon 2020 doit déclarer le temps travaillé par les agents, salariés ou participants concernés.

La déclaration des temps permet au bénéficiaire d’une action d’Horizon 2020 de déclarer le temps travaillé des agents, salariés ou participants à une action.

Quelles sont les prescriptions minimales relatives au système d’enregistrement des temps ?

S’agissant des agents et des salariés ne consacrant pas l’intégralité de leur temps de travail à une action du programme Horizon 2020, le bénéficiaire doit pouvoir montrer le nombre d’heures réellement travaillées au moyen d’un système d’enregistrement des temps manuel ou électronique.

L’enregistrement des temps doit mentionner, au minimum le/la :

  • titre et numéro de l’action, comme établi dans la convention de subvention ;
  • nom complet du bénéficiaire, comme mentionné dans la convention de subvention ;
  • nom de l’agent affecté sur le projet, ainsi que ses visas mensuels et leurs dates ;
  • nombre d’heures déclarées par jour sur le projet ;
  • nom du supérieur hiérarchique, ainsi que ses visas mensuels et leurs dates ;
  • référence des tâches ou du "work package" correspondants, tels que définis dans l’annexe 1 de la convention de subvention ;
  • description des activités effectuées, afin de comprendre le travail réalisé.

Attention : l’enregistrement des activités des agents ne doit pas se limiter aux seules tâches liées au(x) projet(s) à justifier, mais doit permettre de quantifier l’intégralité de leurs activités.

A titre indicatif, vous pouvez consulter le modèle établi par la Commission européenne.

S’agissant des agents et des salariés consacrant l’intégralité de leur temps de travail à une action du programme Horizon 2020, le bénéficiaire peut décider de ne pas soumettre son agent à la déclaration de ses temps.

Dans ce cas, le bénéficiaire doit établir, pour chaque période de justification financière, une attestation confirmant que l’agent a effectivement consacré toute son activité à l’action considérée.

Cette déclaration doit également porter le visa de l’agent.

Attention : les annotations de la convention de subvention précisent que la déclaration ne dispense pas les bénéficiaires de conserver l’enregistrement des temps de ces agents. En effet, dans le cas où il existerait un doute sur l’exclusivité, le bénéficiaire devra systématiquement fournir des pièces justificatives étayant la déclaration. Par conséquent, il apparait préférable de demander aux agents consacrant l’intégralité de leur temps de travail au projet, de remplir également une déclaration de leurs activités.

Quelles preuves alternatives ?

En l’absence d’un système d’enregistrement, à titre exceptionnel, la Commission européenne peut accepter des preuves alternatives (publication, invitation à un colloque, ...), dès lors qu’elles permettent d’établir le nombre d’heures travaillées sur le projet, avec un niveau d’assurance comparable au système d’enregistrement des temps.

Pour déterminer la similarité du niveau d’assurance, conformément aux standards de l’audit, les auditeurs ont recours aux trois critères suivants pour évaluer la preuve alternative :

  • elle doit permettre d’identifier clairement l’agent concerné ;
  • elle doit comporter un lien manifeste avec l’action donnant lieu à la justification ;
  • elle doit permettre de quantifier le temps consacré à la tâche liée au projet.

Quels sont les textes de référence ?

Ce sont les règles de participation aux actions du programme Horizon 2020 et la convention de subvention.

  • L’article 31 du règlement U.E. n°1290/2013 portant règles de participation aux actions du programme Horizon 2020 dispose que :

"les coûts de personnel éligibles ne couvrent que les heures effectivement réalisées par les personnes réalisant directement des tâches dans le cadre de l'action. Il revient au participant d'apporter la preuve des heures effectivement réalisées, habituellement au moyen d'un système d'enregistrement des temps. Pour les personnes qui travaillent exclusivement au profit de l'action, l'enregistrement des heures n'est pas requis. Dans ce cas, le participant signe une déclaration confirmant que la personne concernée a travaillé exclusivement au profit de l'action", à 100% sur le projet ;

  • L’article 18.1.2.d de la convention de subvention précise cette règle pour les coûts de personnels (déclarés au réel ou sur le fondement d’un coût unitaire). Le bénéficiaire doit conserver l’enregistrement des temps de l’ensemble des heures déclarées. L’enregistrement doit être réalisé par écrit et visé, au moins mensuellement, par chaque personne affectée sur une action, ainsi que par son supérieur hiérarchique. En l’absence d’enregistrement des temps fiable, la Commission européenne peut éventuellement décider d’accepter des preuves alternatives, étayant le nombre d’heures déclarées, dès lors que ces preuves fournissent un niveau de fiabilité suffisant.