Date d'impression : 18.01.17
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Le dispositif national

Signature électronique de la convention de subvention

Signature électronique© Paul Fleet-Fotolia.com

La convention de subvention doit être signée électroniquement par les entités qui participent à des projets Horizon 2020 via le portail du participant.

Comment procéder à la signature électronique d’une convention de subvention d’Horizon 2020 ?

Désormais, les entités qui participent à des projets Horizon 2020 devront utiliser le portail du participant pour procéder à la signature électronique de la convention de subvention.

Pour ce faire, la commission européenne a mis en place :

  • un système reposant sur une chaîne de confiance entre la C.E. et les bénéficiaires, garantissant ainsi l’identité des personnes signataires ;
  • un système de signature électronique sécurisé, garantissant l’authenticité des documents.

Comment préparer la signature électronique ?

En amont de la signature, il convient de paramétrer le portail du participant pour préparer la signature de la convention de subvention.

  1. Chaque représentant légal du futur bénéficiaire doit nommer un LEAR (Legal Entity Appointed Representative).
    Cette nomination requiert encore une signature manuscrite, voir la procédure détaillée de nomination du LEAR ;
  2. Le LEAR sera l’interface entre la C.E. et le bénéficiaire.
    À ce titre, il/elle sera notamment chargé de vérifier que toute l’information relative au bénéficiaire est correcte, et sera responsable de la nomination des personnes autorisées à signer pour le compte du bénéficiaire :
  • nomination du/des personne(s) autorisée(s) pour la signature des conventions de subvention et amendements (Legal Signatories – LSIGNs) ;
  • nomination du/des personne(s) autorisée(s) pour la signature des états financiers (Financial Signatories - FSIGNs).

Le LEAR est responsable de la désignation et la mise à jour de cette liste de personnes.

Les PaCos - "Participant Contacts" ou CoCos - "Coordinator Contacts", devront sélectionner pour leur projet un ou plusieurs LSIGNs et FSIGNs à partir de la liste de personnes établie par le LEAR.

Ils deviendront respectivement des PLSIGNs - "Project Legal Signatories" et  des PFSIGNs - "Project Financial Signatories".

Chaque individu devra utiliser son propre compte ECAS - "European Commission Authentification Service", voir la procédure détaillée pour créer un compte ECAS.

Comment effectuer la signature électronique ?

  1. Avant la signature de la convention de subvention, le PLSIGN de chaque bénéficiaire devra signer une déclaration sur l’honneur (Grant declaration), en suivant la même procédure que celle décrite aux points 5 à 12 ;
  2. La C.E. prépare la convention de subvention pour être signée. Un document pdf, scellé électroniquement pour garantir son authenticité, est rendu accessible via le portail du participant ;
  3. Le PLISGN ("Project Legal Signatory") du coordinateur reçoit un courriel lui indiquant qu’il peut procéder à la signature électronique du document ;
  4. Le PLISGN du coordinateur utilise son compte ECAS pour accéder au portail du participant ;
  5. Il/elle trouve le document mis à disposition dans la section "My area" du menu "My projects". Il/elle sélectionne le projet désigné dans la liste et clique sur "MP - Manage Project" ;
  6. Il/elle trouve la convention de subvention prête à être signée. Celle-ci peut être téléchargée et imprimée, si souhaité ;
  7. Le PLIGN clique sur le lien "grant agreement" pour relire le document et, s’il est prêt à signer, clique sur le bouton "SIGN" ;
  8. Une fenêtre pop-up prévient l’utilisateur que cela implique que le signataire est sur le point de signer et demande au PLSIGN de confirmer qu’il souhaite procéder à la signature ;
  9. Une nouvelle page demande au PLSIGN de rentrer son mot de passe ECAS ;
  10. Le PLSIGN entre son mot de passe ECAS et clique sur le bouton "SIGN" ;
  11. Le système crée une nouvelle version du document pdf. Un cachet électronique est ajouté, comprenant une preuve de date et les références ECAS du signataire. Le nouveau document pdf est rendu accessible ;
  12. Pour vérifier la validité du document, il suffit de l’ouvrir avec un lecteur pdf compatible et de cliquer sur l’image de la signature électronique ;
  13. Le LEAR du coordinateur et les autres participants sont informés de la signature de la convention de subvention par le coordinateur ;
  14. La C.E. (ou l’agence exécutive) est informée de la signature de la convention de subvention par le coordinateur ;
  15. En suivant une procédure comparable à celle décrite dans les points 4 à 11, la personne habilitée à la C.E. (ou l’agence exécutive) signe la convention de subvention ;
  16. Tous les PLSIGNS des autres bénéficiaires sont notifiés de la signature de la convention de subvention par le coordinateur et la C.E. (ou l’agence exécutive) et sont invités à signer à leur tour ;
  17. En suivant une procédure comparable à celle décrite dans les points 4 à 11, le PLSIGN de chaque bénéficiaire signe un formulaire d’accession à la convention de subvention (accession form to the grant agreement) ;
  18. Les personnes désignées par l’institution coordinatrice (CoCo, LEAR) et les participants (PaCo, LEAR) sont notifiés lorsque les formulaires d’accession ont été signés.

La signature des amendements par le PLSIGN  (Project Legal Signatory) et des états financiers par le PFSIGN (Project Financial Signatory) suivent les mêmes étapes.