Date d'impression : 21.08.18
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Conseils aux futurs candidats au programme Horizon 2020

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Des coordinateurs français de projets ayant été financés par le programme cadre FP7 et Horizon 2020 donnent des conseils sur plusieurs aspects importants du montage de projet: préparation, rédaction, coordination, partenaires, pourquoi s'engager, retombées. En voici une synthèse.

Actualité
08.01.2018

Des coordinateurs français de projets ayant été financés par le programme cadre FP7 et Horizon 2020 donnent des conseils sur plusieurs aspects importants du montage de projet: préparation, rédaction, coordination, partenaires, pourquoi s'engager, retombées. En voici une synthèse.

Avant la proposition

En amont

Être convaincu de l’intérêt de s’engager dans un projet européen, qui n'est pas un simple facteur d'échelle d'un projet français.
Bien comprendre la teneur globale du projet et sa dimension internationale.

Bien prendre en amont les contacts nécessaires, notamment avec les PCN.
Assister aux événements organisés : journées d’informations (infoday) de la Commission européenne et du Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, Brokerage Events.

Échanger avec des collègues qui ont d’autres expériences ou nationalités surtout s'ils sont plus expérimentés.
Laisser une place importante au marketing pour obtenir dès le départ les bonnes orientations.

Idéalement, anticiper: intervenir en amont dans le contenu des appels pour s’assurer que le contenu souhaité est couvert (actuellement plutôt pour le FP9).

Définir le projet

Avoir un projet scientifique de haut niveau et compétitif, un sujet motivant et innovant pour la communauté scientifique avec un fort potentiel d’impact scientifique, industriel ou sociétal.
Analyser et évaluer les possibilités de développement dans la R&D européenne.
Avoir des objectifs à moyen terme mesurables.
Avoir pour principal objectif l’exploitation des résultats, être conscient des « clients » internes ou externes.
Prévoir une communication externe pour donner une identité au projet.

Les questions de propriété intellectuelle

Discuter les questions de propriété intellectuelle avant d’envoyer la proposition.
Bien identifier les éléments de la recherche que l’on est prêt à partager. Si l’on ne veut pas partager certaines choses, les exclure du champ d’application.

Pour écrire la proposition

Le contenu

Bien choisir le type d’appel (utiliser pour cela le site Horizon 2020).
Répondre à tous les points des objectifs de l’appel et n'en négliger aucun.
Bien mettre en évidence sa spécialité et son domaine d’excellence par rapport au sujet du projet.
Ne pas hésiter à concevoir un projet en rupture avec les idées ou structures classiques : innover sur les objectifs, la méthodologie ou l’évaluation.
Avoir des résultats plus ou moins avancés montrant la faisabilité du projet.

La rédaction

Rédaction simple, claire et concise, sans jargon, sans redondances.
Anticiper la date limite en commençant à rédiger au moins 2 mois avant.
Faire preuve de rigueur en prêtant autant d’attention au fond qu’à la forme.
Ne pas sous-estimer la section impact.
Avoir un mécanisme de relecture interne.

Le coordinateur

Avant d’être coordinateur, avoir une expérience en tant que partenaire dans un projet européen.
Être conscient que coordonner un projet européen est un travail à plein temps. Il est important que le coordinateur soit soutenu par la structure hôte.
Avoir des capacités de management, toujours laisser une place aux discussions collégiales et bilatérales.
Prévoir un groupe de pilotage qui relance les discussions chaque fois que nécessaire.
Prendre la coordination du projet si le thème est stratégique pour l’entreprise.
Respecter ses engagements vis-à-vis des partenaires.

Les partenaires

Bâtir le projet et choisir les partenaires

Travailler la thématique puis l’idée, puis inviter par vagues successives des partenaires en fonction des compétences nécessaires.
Alternative : commencer à réfléchir avec un groupe de partenaires restreint, 5 maximum.
Les compétences des uns et des autres doivent être complémentaires. 
Identifier clairement les domaines de recherche pour recruter en premier lieu les partenaires majeurs.
Privilégier les projets avec des partenariats publics/privés.

Les partenaires doivent être motivés, compétents, prêts à travailler ensemble voire se connaissant ou ayant déjà travaillé ensemble.
Vérifier que les partenaires aient des objectifs semblables aux vôtres. Par exemple, pour les partenaires privés, dans leur business plan.
Trouver des partenaires industriels qui soient prêts à investir dans le projet. Bien vérifier la solidité financière des partenaires surtout privés.

Travailler ensemble tout au long du projet

Trouver le bon équilibre entre la vision du projet du coordinateur et celles des partenaires pendant le montage et le projet.
Ne pas avoir peur des différences culturelles et respecter les spécificités de chacun.
Savoir entretenir la relation avec l’Europe.

Définir des règles : meetings tournants avec un partenaire organisateur et prenant en charge les frais localement, démarche qualité avec relecteurs croisés, règles de dissémination.
Communication interne : téléconférences nécessaires mais à compléter par un budget pour organiser des réunions des partenaires.
Favoriser la dynamique collaborative tout en analysant les risques liés à la coopération et aux interfaces.

Intégrer des utilisateurs finaux crédibles et les impliquer régulièrement dans le projet.
Ne pas hésiter à adapter les objectifs du projet à l’évolution du marché observée pendant la durée du projet.

En tant que partenaire :
Être proactif, ne pas hésiter à prendre des responsabilités dans le projet.
Respecter ses engagements vis-à-vis des autres partenaires.

Les questions administratives

Avoir une personne ou une équipe de gestionnaires dédiées aux questions financières, à la gestion des livrables demandés par la Commission européenne. Deux solutions :
-    Avoir un partenaire qui endosse ce rôle
-    Faire appel à des prestataires extérieurs spécialisés dans la gestion de projets européens
Être vigilant sur les attentes de la Commission européenne et les règles à suivre.

Réussite ou échec... envisager la suite

Il ne faut pas se décourager en cas d’échec car il y a toujours des retombées positives : réseau, financements par d’autres sources, amélioration du projet en vue d'une nouvelle candidature, démonstrateur...

Grâce à leur projet financé par la C.E., de nombreux coordinateurs ont obtenu d'autres financements, que ce soit à travers de nouveaux projets européens, des financements régionaux, ou comme simples partenaires. D'autres ont choisi de consolider ou de développer leur réseau. La plupart envisagent de déposer de nouveaux projets lorsqu'ils ne l'ont pas encore fait.

À l'issu du projet, des changements ont été observés dans le comportement des partenaires privés, notamment une méfiance vis-à-vis des autres partenaires qui a disparu.

Le taux de succès des projets français est le plus élévé des pays de l'U.E., et la France participe à 23% des projets retenus. Depuis le début d'Horizon 2020, 3 milliards € ont été obtenus par les équipes françaises.